Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Seura. Seura päättää, mitä tietoja kerätään ja kuka niitä näkee. Seura vastaa tiedoistasi.

Henkilötietojen käsittelijä

Pilvenhattara Digital Oy (y-tunnus 3652801-8) tuottaa palvelun ja ylläpitää sitä seuran lukuun. Se käsittelee tietoja vain seuran ohjeiden mukaan, ei omiin tarkoituksiinsa.

Alikäsittelijät

Supabase (tietokanta, tunnukset ja tiedostot) ja Vercel (sovelluksen ajo). Molempien palvelimet ovat Tukholmassa.

Seuran ja Pilvenhattara Digital Oy:n välillä on käsittelysopimus (DPA), jossa sovitaan, miten tietoja käsitellään ja suojataan.

Seuran yhteyshenkilö

Yhteyshenkilöä ei ole vielä nimetty tässä näkymässä. Kirjaudu sisään ja avaa oman joukkueesi seloste, tai kysy yhteystietoa joukkueen ylläpitäjältä.

Tekninen yhteystaho

Pilvenhattara Digital Oy, tietosuoja@pilvenhattara.fi. Vastaa palvelun teknisestä toiminnasta. Älä lähetä tänne omia tietojasi koskevia pyyntöjä, vaan seuran yhteyshenkilölle.

• pelaajat, myös alaikäiset
• pelaajien huoltajat
• valmentajat
• tilastoijat
• joukkueiden ja seuran ylläpitäjät

Pelaajasta

Etunimi, sukunimi, pelinumero, pelipaikka (maalivahti, puolustaja tai hyökkääjä) ja tieto siitä, onko hän joukkueessa aktiivinen.

Syntymävuosi

Pelkkä vuosi, ei syntymäpäivää, ja senkin antaminen on vapaaehtoista. Sitä käytetään vain sen varmistamiseen, ettei alle 13-vuotiaalle luoda omaa käyttäjätunnusta ilman huoltajan suostumusta. Syntymävuosi näkyy vain joukkueen ylläpitäjälle ja valmentajalle — ei muille pelaajille eikä huoltajille.

Käyttäjätunnuksesta

Sähköpostiosoite, salasana salattuna, näyttönimi, rooli joukkueessa sekä tieto siitä, mihin pelaajaan tunnus on liitetty. Huoltajan tunnukseen liittyy tieto siitä, kenen huoltaja hän on.

Ottelusta

Vastustaja, päivä, kellonaika, paikka, koti tai vieras, ottelutyyppi ja lopputulos.

Ottelutapahtumista

Jokainen laukaus, maali, syöttö, menetys, riisto ja blokki. Tapahtumaan tallentuu erä, peliaika, kuka teki, kuka syötti, laukauksen paikka kentällä metreinä, laukauksen lopputulos sekä maalin kohdalla se, ketkä pelaajat olivat kentällä.

Kokoonpanoista

Kenttäjaot ja se, kuka pelasi missäkin kentässä.

Muutoshistoriasta

Jokaisesta tapahtuman lisäyksestä, muutoksesta ja poistosta tallentuu, kuka teki muutoksen ja milloin, sekä tiedon sisältö ennen ja jälkeen.

Kirjautumisesta

Supabase tallentaa tunnuksen luontiajan ja viimeisimmän kirjautumisen ajankohdan.

Kutsuista

Sähköpostiosoite, rooli, kutsulinkin tunniste, voimassaoloaika, hyväksymisaika, kutsun lähettäjä sekä alle ikärajan olevan pelaajan kohdalla tieto siitä, että huoltajan suostumus on vahvistettu.

Emme kerää henkilötunnuksia, osoitteita, terveystietoja emmekä valokuvia pelaajista. Joukkueen logo on ainoa kuva, jonka sovellukseen voi ladata.

Tietoja käytetään joukkueen toiminnan järjestämiseen: otteluiden tilastointiin, valmennuksen tukemiseen ja siihen, että pelaaja ja hänen huoltajansa näkevät omat tilastonsa.

Käsittelyn peruste on seuran jäsenyyssuhde ja seuran oikeutettu etu järjestää toimintaansa.

Tietoja ei käytetä markkinointiin, niitä ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille. Sovelluksessa ei ole kävijäseurantaa eikä analytiikkaa.

Otteluun ja yksittäiseen tapahtumaan voidaan tallentaa linkki ulkopuoliseen videopalveluun, esimerkiksi maalin videoklippiin. Palvelu tallentaa vain osoitteen — ei videota eikä sen sisältöä — eikä se lähetä tietoja videopalveluun. Kun linkkiä napautetaan, selain siirtyy kyseiseen palveluun, jolloin sen omat ehdot ja evästekäytännöt koskevat katselua.

Videon julkaisemisesta, sen näkyvyydestä ja siitä, keneltä on kysytty lupa, vastaa seura — ei tämä palvelu. Jos videossa näkyy alaikäisiä, huoltajien informointi kuuluu seuralle.

Oikeudet ovat joukkuekohtaisia. Sama henkilö voi kuulua useaan joukkueeseen eri rooleissa.

Ylläpitäjä

Näkee kaikki joukkueen tiedot, myös syntymävuodet. Hallitsee pelaajia, käyttäjiä, rooleja ja asetuksia.

Tilastoija

Näkee kaikki joukkueen tilastot ja kirjaa ottelutapahtumat.

Valmentaja

Näkee kaikki joukkueen tilastot ja raportit sekä syntymävuodet.

Pelaaja

Näkee vain ne tilastolajit, jotka ylläpitäjä on määritellyt pelaajille näkyviksi, ja vain julkaistuista otteluista. Ei näe kenenkään syntymävuotta.

Huoltaja

Näkee täsmälleen saman kuin lapsensa: samat tilastolajit ja samat ottelut. Jos huoltajalla on useampi lapsi, hän valitsee näkymässä, kenen tilastoja katsoo.

Pelaajalta voi olla piilotettu tilastolajeja. Ylläpitäjä valitsee joukkuekohtaisesti, mitkä tilastot pelaajat näkevät. Oletuksena piilossa ovat plus-miinus, menetykset ja syötöt omille — nämä ovat lukuja, joita on helppo tulkita väärin ilman valmentajan selitystä. Piilotus on toteutettu tietokannassa asti, joten piilotettua tietoa ei saa näkyviin kiertoteitse.

Pelaaja näkee oletuksena vain omat tilastonsa ja joukkueen yhteenlasketut luvut, ei muiden pelaajien henkilökohtaisia lukuja. Ylläpitäjä voi halutessaan avata myös muiden tilastot koko joukkueelle.

Ottelu näkyy pelaajille ja huoltajille vasta, kun valmentaja tai ylläpitäjä on julkaissut sen.

Kun pelaaja passivoidaan, pääsy hänen tietoihinsa päättyy sekä hänen omalta tunnukseltaan että huoltajilta.

Seuran ylläpitäjä ei näe joukkueen tilastoja, ellei hän ole kyseisen joukkueen jäsen. Pilvenhattara Digital Oy näkee sovelluksessa vain rakenteen — seurat, joukkueet ja kutsut — ei pelaajia, otteluita eikä tilastoja. Ylläpitotehtävissä sillä on kuitenkin pääsy tietokantaan, ja siitä on sovittu käsittelysopimuksessa.

Sovellus ei lähetä kutsuja sähköpostitse. Ylläpitäjä luo kutsulinkin ja toimittaa sen itse kutsuttavalle — esimerkiksi sähköpostilla, WhatsAppilla tai tekstiviestillä.

Linkin toimittaminen on siis seuran vastuulla, ja se tapahtuu seuran valitsemassa viestipalvelussa. Kutsulinkki on henkilökohtainen ja määräaikainen: sitä ei pidä välittää eteenpäin eikä julkaista ryhmässä, jossa on ulkopuolisia.

Ainoa sähköposti, jonka sovellus lähettää automaattisesti, on salasanan palautusviesti. Sen lähettää Supabase.

Supabase

Tietokanta, tunnukset ja tiedostot. Tukholma, Ruotsi (eu-north-1).

Vercel

Sovelluksen ajo selaimessa. Tukholma, Ruotsi (arn1).

Tiedot säilytetään EU:n alueella. Molemmat tilit ovat Pilvenhattara Digital Oy:n hallinnassa, ja yhtiö käyttää niitä seuran lukuun käsittelysopimuksen mukaisesti.

Supabase ja Vercel ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä, vaikka palvelimet ovat Tukholmassa. Niiden kanssa on voimassa palveluntarjoajien omat tietojenkäsittelyehdot.

Varmuuskopiot otetaan tietokannasta säännöllisesti, ja niitä säilytetään Pilvenhattara Digital Oy:n hallinnassa EU:ssa.

Tiedot käydään läpi kerran vuodessa kauden päätyttyä. Silloin tarkistetaan, ketkä ovat yhä mukana toiminnassa, ja poistetaan tarpeettomat tiedot.

Käyttäjätunnukset

Vuositarkistuksessa poistetaan niiden tunnukset, jotka eivät ole enää mukana toiminnassa.

Pelaajan tiedot ja ottelutilastot

Säilytetään niin kauan kuin pelaaja on seuran toiminnassa. Kun hän lopettaa, hänet passivoidaan, ja vuositarkistuksessa arvioidaan, säilytetäänkö vanhat tilastot joukkueen historiana vai poistetaanko ne.

Muutoshistoria

Säilyy yhtä kauan kuin tapahtuma, jota se koskee.

Varmuuskopiot

Vanhat varmuuskopiot poistetaan vuositarkistuksen yhteydessä. Poistopyyntö toteutuu varmuuskopioissa viimeistään silloin.

Sovelluksessa ei ole automaattista poistoa. Säilytysaika on siis lupaus, jonka seura ja palvelun tuottaja toteuttavat käsin vuositarkistuksessa. Siksi tässä ei luvata kuukausimääriä, joita mikään ei valvo.

Passivointi ei ole poisto: passivoidun pelaajan tiedot eivät näy arjessa, mutta ne ovat yhä tietokannassa. Varsinaisen poiston saa aina pyytämällä, ja se kuvataan seuraavassa kohdassa.

Poistetut ottelutapahtumat jäävät tietokantaan merkittynä poistetuiksi, jotta virheellisen poiston voi perua. Ne eivät näy missään näkymässä eivätkä ne ole mukana tilastoissa.

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada niistä kopio. Sinulla on oikeus oikaista virheellinen tieto, pyytää tietojesi poistamista sekä rajoittaa tai vastustaa niiden käsittelyä.

Osoita pyyntö seuran yhteyshenkilölle, joka on mainittu kohdassa 1. Alaikäisen puolesta oikeuksia käyttää huoltaja. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntöä ei voi toteuttaa kokonaan, kerromme miksi.

Näin pyynnöt käytännössä hoidetaan:

Kopio tiedoista

Ylläpitäjä vie pelaajan raportin ja pelaajalistan CSV-tiedostoina ja liittää mukaan käyttäjähallinnasta sähköpostiosoitteen ja roolin. Sovelluksessa ei ole yhtä painiketta, joka kokoaisi kaiken kerralla, joten kopio kootaan näistä osista.

Oikaisu

Nimen, pelinumeron, pelipaikan ja syntymävuoden korjaa ylläpitäjä pelaajarekisterissä. Väärin kirjatun ottelutapahtuman korjaa tai poistaa tilastoija.

Poisto

Ylläpitäjä voi itse passivoida pelaajan, poistaa jäsenyyden joukkueesta, poistaa huoltajan linkityksen ja tyhjentää syntymävuoden. Pelaajan, käyttäjätunnuksen ja ottelutapahtumien lopullinen poisto tehdään tietokannassa, ja sen tekee palvelun tuottaja seuran pyynnöstä.

Ottelutapahtumat viittaavat pelaajaan, joten pelaajan lopullinen poisto tarkoittaa käytännössä joko sitä, että hänen tapahtumansa poistetaan samalla, tai sitä, että hänen nimensä korvataan eikä häntä voi enää tunnistaa tilastoista. Seura valitsee kumman, ja valinta kerrotaan pyynnön tekijälle.

Jos et ole tyytyväinen siihen, miten tietojasi käsitellään, voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Suurin osa rekisteröidyistä on alaikäisiä, ja se on otettu huomioon. Seura on asettanut ikärajaksi 13 vuotta. Raja on maakohtainen: EU-maissa se vaihtelee 13 ja 16 vuoden välillä.

Alle 13-vuotiaalle ei lähtökohtaisesti luoda omaa käyttäjätunnusta. Pääsy hoidetaan huoltajan tunnuksella, joka näyttää täsmälleen saman kuin lapselle näkyisi.

• Kun pelaaja liitetään joukkueeseen, huoltajalle annetaan tämä seloste ja kerrotaan, mitä tilastoja kerätään ja kuka ne näkee.
• Huoltaja voi olla linkitetty useaan lapseen, myös samassa joukkueessa.
• Jos joukkue haluaa antaa alle 13-vuotiaalle oman tunnuksen, ylläpitäjän on erikseen vahvistettava, että huoltaja on antanut siihen suostumuksen. Vahvistus ja kutsun lähettäjä tallentuvat kutsuun.
• Joukkue voi myös estää alle ikärajan olevien tunnukset kokonaan. Se on oletusasetus.
• Huoltaja voi pyytää lapsen tietojen poistamista samalla tavalla kuin täysi-ikäinen omiaan.

Syntymävuosi on vapaaehtoinen. Jos sitä ei ole annettu, sovellus ei voi päätellä ikää eikä estä mitään; silloin ylläpitäjä vastaa siitä, että suostumus on kunnossa.

Sovellus ei itse kerää eikä säilytä suostumuksia. Vahvistus on ylläpitäjän ilmoitus siitä, että suostumus on hankittu. Jos seura kerää kirjallisia suostumuksia, se tehdään seuran omalla lomakkeella.

Sovellus käyttää evästeitä, jotka ovat kaikki toiminnan kannalta välttämättömiä. Mainos- tai seurantaevästeitä ei ole.

Kirjautumiseväste

Pitää sinut kirjautuneena. Poistuu, kun kirjaudut ulos.

Valittu joukkue

Muistaa, minkä joukkueen näkymässä olit viimeksi. Poistuu, kun kirjaudut ulos.

Teemavalinta ja kieli

Muistavat, valitsitko vaalean vai tumman ulkoasun ja millä kielellä käytät palvelua. Säilyvät vuoden, ja poistuvat, kun tyhjennät selaimen tiedot.

Lisäksi tilastoijan laitteelle tallentuu kaksi asiaa, jotta tilastointi jatkuu myös silloin, kun hallissa ei ole verkkoyhteyttä:

Lähettämättömät tapahtumat

Kirjatut tapahtumat odottavat laitteella, kunnes ne siirtyvät palvelimelle. Onnistuneen siirron jälkeen ne poistuvat laitteelta heti. Jos siirto epäonnistuu, tapahtuma jää laitteelle, kunnes tilastoija lähettää sen uudelleen tai poistaa sen.

Ottelun tiedot

Kun syöttönäkymä avataan, ottelun pelaajaluettelo — nimet ja pelinumerot — tallentuu laitteelle. Tätä tietoa ei tällä hetkellä poisteta automaattisesti ottelun jälkeen, joten se jää laitteelle, kunnes selaimen tiedot tyhjennetään. Tilastointilaitteet ovat seuran tai tilastoijan omia, eikä niitä pidä jättää ulkopuolisten käyttöön.

Sovelluksen voi asentaa laitteen kotinäytölle. Silloin laitteelle tallentuu myös sovelluksen ulkoasu ja kuvake, mutta ei kenenkään henkilötietoja.

• Yhteys on salattu, ja tiedot siirtyvät vain salattuna.
• Salasanat säilytetään salattuina. Kukaan ei näe salasanaasi — ei seuran eikä palvelun ylläpitäjä.
• Sovellukseen pääsee vain kutsulla. Kuka tahansa ei voi luoda tunnusta.
• Näkyvyysrajoitukset on toteutettu tietokannassa asti, ei pelkästään käyttöliittymässä. Sama koskee syntymävuoden näkymistä ja alle ikärajan olevien tunnusten estoa.
• Joukkueen logo ja muut tiedostot ovat pääsyrajattuja: pelkkä osoitteen tietäminen ei riitä.
• Jokainen tilastomuutos jää muutoshistoriaan, josta näkyy tekijä ja aika.

Jos seloste muuttuu olennaisesti, siitä kerrotaan joukkueen käyttäjille. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla, ja sen versio ja päivämäärä näkyvät alhaalla.